Teamassistenz Operations (m/w/d)

Über WifOR

Forschungsinstitut und Thinktank. WifOR ist in fünf Ländern an sieben Standorten vertreten und hat bereits in mehr als 36 Ländern über 380 Projekte durchgeführt. Zu unseren Auftraggebern zählen Verbände, Ministerien und multinationale Unternehmen. Seit über 10 Jahren helfen wir unseren Kunden, in einer komplexen Welt die richtigen Entscheidungen in wirtschaftlichen und politischen Fragen zu treffen. Als dynamisches Wachstumsunternehmen sind wir auf der Suche nach neuen innovativen Teamplayern, die uns bei unserer Internationalisierungsstrategie unterstützen. Als Arbeitgeber bieten wir praxisorientierte Wirtschaftsforschung im engen Kontakt mit öffentlichen Institutionen sowie multinationalen Unternehmen und bedeutenden Verbänden. In einem dynamischen und multidisziplinären Team hast Du die Möglichkeit innovative und internationale Projekte zu bearbeiten. Neben der forschungsintensiven Projektarbeit für unsere Auftraggeber liegt WifOR auch viel an der stetigen Weiterentwicklung der eigenen Mitarbeiter, z.B. durch Ph.D. und duale Studienprogramme.

Deine Aufgaben

​In dieser Rolle unterstützt du unser 7-köpfiges Operations Team, bestehend aus den Finance, HR und Project Management Funktionen, und unseren Head of Operations im Tagesgeschäft. Zudem bekommst Du Verantwortung in den Bereichen Event und Travel Management und hilfst uns ​unser Berliner Büro zu managen. 
Die Verteilung der Aufgaben in dieser Rolle sieht wie folgt aus:

• Support des Head of Operations bei seinen operativen Tasks (ca. 40 %)
• Support des Operations Teams im Tagesgeschäft und beim Office Management (ca. 40%)
• Event- und Travelmanagemet (ca. 20%)

Aufgaben sind u.a.:

• Administration des Office Berlin (zB als Ansprechperson für Dienstleister, Bestellung von Büromaterialien, Postbearbeitung, Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden) 
• Koordination für das Operations Team und den Head of Operations (z.B. bei Terminen, Kontakt mit externen Dienstleistern, und Aufgabenverteilung)
• Unterstützung bei der Dokumentation von Prozessen und Informationen in unserem Intranet
• Übernahme von Buchungen im Travelmanagement und Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents 

Dein Profil

• Du bist ein Organisationstalent und hast Freude am projektbasierten Arbeiten
• Problemlösung ist eine deiner Stärken und du hast eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Ein breites Aufgabenfeld und verschiedene operative Aufgaben klingen perfekt für Dich
• Kommunizieren auf Deutsch und Englisch ist kein Problem für Dich und Du fühlst Dich sicher damit, mit verschiedenen digitalen Tools (Trello, ClickUp, Microsoft 365…) zu arbeiten

Wir bieten

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem internationalen Umfeld  
• Die Chance, sich bei spannenden Projekten weiterzuentwickeln 
• Flexible Arbeitszeiten und ein dauerhaft hybrides Arbeitsplatzmodell
• Attraktives Sportangebot mit Personal Trainer
• Flache Hierarchien und die Möglichkeit, eigene Ideen voranzubringen
• Individuelle Förderung der Weiterbildung aller Mitarbeitenden

Dein Kontakt

career@wifor.com